С 1 сентября 2026 года для участников автомобильных грузоперевозок меняются правила работы с транспортными документами. Однако переход на электронный формат не означает, что налоговые инспекторы начнут автоматически штрафовать компании за каждую бумажную накладную.
На профильной конференции #ComAutoTrans начальник управления электронного документооборота ФНС России Федор Новиков разъяснил, как налоговая служба будет подходить к проверке перевозочных документов.
Главный вывод для бизнеса: отсутствие электронной транспортной накладной само по себе не означает, что перевозка будет признана фиктивной или расходы автоматически исключат из налоговой базы.
При этом компаниям не стоит воспринимать переходный период как возможность продолжать работать по старым правилам.
Что изменится с 1 сентября
Электронный документооборот постепенно становится основным способом передачи информации о перевозках в государственные информационные системы.
Для перевозчиков, грузоотправителей и грузополучателей это означает необходимость перестраивать внутренние процессы: от оформления документов до их передачи и хранения.
Но налоговые последствия наступают не по принципу «нет электронной накладной — нет расходов».
ФНС оценивает хозяйственную операцию комплексно.
Бумажная накладная не означает автоматический штраф
Как отметил представитель ФНС, налоговая служба не планирует автоматически штрафовать перевозчиков и грузоотправителей только за то, что после 1 сентября у них сохранилась бумажная транспортная накладная.
Ключевой вопрос для налогового контроля — была ли перевозка реальной и подтверждается ли она совокупностью документов и фактических обстоятельств.
Если компания действительно перевозила груз, а хозяйственная операция отражена в учете и по ней исполнены налоговые обязательства, отсутствие электронной формы документа само по себе не должно становиться основанием для вывода о фиктивности операции.
Когда ФНС сможет увидеть документы
Еще один важный момент связан с временным лагом налогового контроля.
Информацию о перевозках за III квартал 2026 года инспекторы смогут анализировать не сразу после 1 сентября. По словам представителя ФНС, полноценное внимание к соответствующим данным ожидается не ранее ноября–декабря.
Это дает бизнесу определенное время для адаптации процессов.
Но откладывать переход на электронный документооборот до момента первой проверки не стоит: компаниям необходимо заранее проверить, как формируются, передаются и хранятся транспортные документы.
Бумажная накладная не должна автоматически обнулять расходы
Один из главных вопросов для бизнеса — подтверждение расходов для целей налогообложения прибыли.
Сам факт наличия бумажной транспортной накладной не означает, что налоговая инспекция автоматически исключит стоимость перевозки из расходов.
ФНС будет смотреть на совокупность доказательств.
В частности, могут анализироваться:
- договоры;
- счета и платежные документы;
- банковские выписки;
- транспортные документы;
- сведения о движении транспортных средств;
- путевая и иная первичная документация;
- данные о фактическом перемещении груза;
- информация из государственных информационных систем.
Именно поэтому компании важно обеспечить согласованность всей цепочки документов.
Что будет, если правила нарушены
Если перевозка действительно состоялась, но компания нарушила установленный порядок оформления документов, речь может идти о нарушении правил учета.
В таком случае последствия могут быть значительно менее серьезными, чем признание всей хозяйственной операции фиктивной.
Иными словами, необходимо разделять две ситуации:
Документ оформлен не в установленной форме.
Это нарушение порядка документооборота, которое может повлечь ответственность.
Перевозки фактически не было либо документы не подтверждают реальность операции.
Это уже значительно более серьезный налоговый риск, поскольку инспекция может поставить под сомнение саму хозяйственную операцию и связанные с ней расходы.
Почему бизнесу нельзя ограничиваться только транспортной накладной
Современный налоговый контроль постепенно переходит от проверки отдельных документов к анализу всей хозяйственной цепочки.
Для перевозки это означает, что инспектор может сопоставлять между собой различные источники информации:
грузоотправитель → перевозчик → транспорт → маршрут → грузополучатель → платежи → первичные документы.
Если данные между собой не совпадают, у налоговой появляются основания задавать дополнительные вопросы.
Поэтому электронный документооборот — это не просто замена бумаги цифровым файлом. Это переход к системе, в которой данные о перевозке становятся более прозрачными и сопоставимыми.
Что может измениться к середине 2027 года
Наиболее существенные изменения могут произойти после завершения переходного периода.
Предполагается появление цифрового паспорта перевозки и сквозного идентификатора, который позволит связать информацию о конкретной перевозке в разных государственных информационных системах.
В результате ФНС сможет получать агрегированные данные о перевозках и использовать их при налоговом контроле.
Это принципиально меняет подход.
Сегодня инспектор в значительной степени сопоставляет документы, которые представлены компанией.
В перспективе государственные системы смогут сами формировать цифровой след перевозки.
Что делать перевозчикам и грузоотправителям уже сейчас
Переходный период лучше использовать для подготовки, а не для ожидания первых налоговых вопросов.
Компаниям стоит:
- Проверить текущий документооборот.
Определить, какие документы формируются при каждой перевозке и в каком формате. - Настроить электронный документооборот.
Проверить работу используемых информационных систем и их интеграцию с необходимыми государственными сервисами. - Проверить данные в документах.
Адреса, ИНН, сведения о перевозчике, автомобиле, водителе, грузе и маршруте должны быть корректными и согласованными. - Сохранять подтверждение реальности перевозки.
Договоры, платежи, документы на груз, сведения о погрузке и выгрузке и другие подтверждения должны формировать единую картину операции. - Не рассчитывать только на бумажную первичку.
Даже если в переходный период бумажный документ не приводит к серьезным налоговым последствиям, цифровой документооборот становится частью новой модели контроля.
Что это значит для бизнеса
С 1 сентября 2026 года не происходит ситуации, при которой налоговая инспекция будет автоматически признавать каждую бумажную накладную нарушением, аннулирующим расходы компании.
Но направление изменений очевидно: государство постепенно переводит информацию о грузоперевозках в цифровой формат и получает возможность сопоставлять данные из разных источников.
Поэтому компаниям, которые регулярно организуют перевозки, стоит воспринимать 1 сентября не как дату, после которой «за бумагу начнут штрафовать», а как очередной этап перехода к цифровому контролю транспортных операций.
Чем раньше бизнес приведет документы и процессы в соответствие с новой моделью, тем меньше вопросов возникнет при последующих проверках.
КастомСервис помогает организовать международные грузоперевозки
Для участников ВЭД транспортный документооборот — только одна часть процесса. При международной поставке необходимо одновременно контролировать перевозку, коммерческие документы, таможенное оформление и требования к грузу.
КастомСервис организует международные грузоперевозки и таможенное оформление грузов, помогая выстроить логистическую цепочку от отправителя до получателя.
Если вы планируете поставку из Китая, Европы или другой страны и хотите заранее разобраться с документами, перевозкой и таможенным оформлением, обратитесь к специалистам компании.
Телефон: +7 (499) 136-88-32
Оставьте заявку с информацией о грузе и маршруте — специалисты помогут оценить логистическую схему и необходимые процедуры оформления.
ФАБРИКА БРЕНДОВ